"Easy For Work"

TRANG QUẢN LÝ DỊCH VỤ

QUẢN LÝ DỊCH VỤ CƯ DÂN ĐĂNG KÝ

Đăng ký thang máy vận chuyển hàng.
Đăng ký thẻ từ/Vân tay thang máy.
Đăng ký gửi phương tiện ô tô, xe máy, xe điện, xe đạp.
Đăng ký dịch vụ trong căn hộ.
Đăng ký thi công nội thất trong căn hộ.
Đăng ký sử dụng Phòng SHCĐ.

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG, NHÀ THẦU ĐĂNG KÝ

Nhà thầu Đăng ký làm việc.
Khách đăng ký vào tòa nhà.
Đăng ký Thuê/Mua căn hộ.
Ý kiến cư dân khách hàng.
Danh sách nhân viên nhà thầu.

QUẢN LÝ NHÀ THẦU

<> Nhà thầu bảo trì PCCC.

<> Nhà thầu bảo trì Thang máy.

<> Nhà thầu phụ An ninh.

<> Nhà thầu phụ Làm sạch.

<> Nhà thầu phụ Rác thải.

<> Nhà thầu phụ Cảnh quan.

<> Nhà thầu phụ Côn trùng.

NHÀ THẦU BẢO TRÌ PCCC

Báo cáo sự cố/khắc phục sự cố/sửa chữa/Bảo dưỡng.
Xem lịch sử, tinh trạng hệ thống PCCC
Đăng ký nhân viên làm việc tại dự án
Danh sách nhân viên
Hồ sơ hệ thống PCCC
Bộ Hướng dẫn, Quy trình vận hành, bảo trì hệ thống PCCC

NHÀ THẦU BẢO TRÌ THANG MÁY

Báo cáo sự cố/khắc phục sự cố/sửa chữa/Bảo dưỡng.
Xem lịch sử, tình trạng hệ thống thang máy
Đăng ký nhân viên làm việc tại tòa nhà
Danh sách nhân viên nhà thầu
Hồ sơ hệ thống thang máy
Bộ Quy trình vận hành, bảo trì thang máy, cứu hộ.

NHÀ THẦU AN NINH

Báo cáo ca trực
Kế hoạch, Giao việc của bộ phận An ninh
Kiểm soát đăng ký dịch vụ: Khách ra/vào tòa nhà, Thang hàng, Nhà thầu, phòng SHCĐ.
Bộ Hướng dẫn, Quy trình, nội quy An ninh
From biểu mẫu An ninh
Hồ sơ an ninh: Quản ý Nhân sự, Quản lý hồ sơ An ninh...

NHÀ THẦU LÀM SẠCH

Báo cáo làm sạch
Lịch làm sạch
Phương án làm sạch
Bộ hướng dẫn quy trình làm sạch
From biểu mẫu Check list làm sạch
Hướng dẫn, quy định làm sạch

NHÀ THẦU CÔN TRÙNG

Kế hoạch phun diệt côn trùng
Báo cáo tình trạng côn trùng.
Hướng dẫn, Quy trình phu diệt côn trùng
From biểu mẫu
Hồ sơ côn trùng

NHÀ THẦU RÁC THẢI

Báo cáo thu gom rác thải
Lịch thu gom rác thải
Phương án thu gom rác thải
Quy trình thu gom rác thải
From biểu mẫu Check list
Hướng dẫn, quy định về thu gom rác thải

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Báo cáo thu phí (Dữ liệu tự động cập nhật)
Báo cáo thu chi
Cập nhật/Xem: Thu - Chi, Hóa đơn Điện, Nước.
Nhập/Xem Thu Chi theo hợp đồng
Báo cáo tài chính: Tổng hợp Thu - Chi tháng/năm
Quản lý trang tài sản thiết bị, công cụ, dụng cụ, vật tư

QUẢN LÝ TÀI SẢN

Bảng tổng hợp tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ, vật tư, VPP
Lập phiếu Đề xuất/Nhập/Xuất tài sản.
In phiếu Đề xuất/Nhập/Xuất tài sản.
Gửi phiếu đến cấp quản lý phê duyệt

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Danh sách hồ sơ nhân sự có thời hạn
Danh sách nhân sự Ban quản lý
Nhập/Sửa/Xem thông tin nhân sự mới
Nhập/Sửa/Xem thông tin nhân sự điều chuyển/nghỉ việc
Nhập/Sửa/Xem hồ sơ nhân sự
Nhập/Sửa/Xem in hợp đồng lao động

QUẢN LÝ THU PHÍ

<> Gửi thông báo phí tự động đến Zalo hoặc Email của cư dân/khách thuê.

Bản thông báo phí của căn hộ thể hiện chi tiết và tổng hợp các khoản phí, tình trạng phí và các thông tin chỉ số nước, phương tiện giao thông, thẻ từ, thông tin căn hộ, các dịch vụ đã đăng ký... Dữ liệu thông báo được cập nhật tự động khi có các phát sinh liên quan đến căn hộ.

<> Quản lý dữ liệu thu phí

Người quản lý cập nhật các khoản phí phát sinh liên quan đến căn hộ

BÁO CÁO DỊCH VỤ

Chức năng: Nhập/Xem báo cáo dịch vụ

Trưởng bộ phận dịch vụ hoặc Trưởng Ban quản lý tòa nhà thực hiện báo cáo hàng ngày công tác quản lý dịch vụ theo quy trình, các hạng mục công việc, dịch vụ của tòa nhà đã xây dựng.

Với quy trình báo cáo đã xây dựng, người báo cáo phải lắm rõ tình trạng công việc diễn ra trong ngày để có thể cập nhật thông tin trong báo cáo.

Dữ liệu báo cáo giúp người quản lý, Ban quản trị/Chủ đầu tư kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ hàng ngày của các bộ phận và kịp thời chấn chỉnh hoặc xử lý các vi phạm hoặc hạng mục công việc chưa đảm bảo...giúp chất lượng dịch vụ của tòa nhà luôn đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ của tòa nhà đã xây dựng.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, GIAO VIỆC, KẾ HOẠCH CỦA CÁC BỘ PHẬN

Chức năng: Giao việc, Lập kế hoạch làm việc. Theo dõi tiến độ công việc, Đánh giá kết quả công việc của các bộ phận.

Trưởng các bộ phận có thể thực hiện giao việc, lập kế hoạch công việc cho các bộ phận khác và cho chính mình hoặc bộ phận mình phụ trách.
Người nhận việc thực hiện: Xác nhận giao việc, Báo cáo tiến độ thực hiện, Xác nhận hoàn thành giao việc...
Trưởng bộ phận/Trưởng ban quản lý/Ban quản trị/Công ty quản lý có thể theo dõi kiểm soát công việc, tiến độ, tình trạng xử lý công việc của các bộ phận trực tuyến.
Quản lý, giao việc đơn giản dễ dàng cho người sử dụng:

+ Người giao việc chỉ cần nhập: Nội dung công việc, Bộ phận nhận việc, Người thực hiện, Người/Bộ phận hỗ trợ, Thời hạn hoàn thành.

+ Người nhận việc: Xác nhận nhận việc, Báo cáo tiến độ, Xác nhận hoàn thành.

Báo cáo giao việc được tổng hợp trực tuyến số lượng tình trạng công việc của tất cả các bộ phận, giúp người quản lý theo dõi kiểm soát dễ dàng, kịp thời...

BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỊCH VỤ

<> HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CHUNG

<> HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ

<> HOẠT ĐỘNG CỘNG ĐỒNG

<> QUẢN LÝ PHÒNG NGỪA RỦI RO

<> CHÍNH SÁCH BẢO HIỂM

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH KẾ TOÁN

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH QUẢN LÝ THI CÔNG NỘI THẤT

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHU THƯƠNG MẠI

<> HƯỚNG DẪN, QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU PHỤ

QUẢN LÝ CHUNG

Hướng dẫn Quản lý chung
Hướng dẫn Quản lý tài sản
Hướng dẫn Quản lý rủi ro
Hướng dẫn Quản lý khách thuê
Mô tả công việc các vị trí
Danh mục quy trình đào tạo nhân sự các bộ phận
Hướng dẫn báo cáo công tác quản lý vận hành

HOẠT ĐỘNG CỦA BQT

Nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư
Nội quy quy chế hoạt động của BQT
Quy định Thu Chi tài chính
Quy định lập danh sách Thu-Chi
Hợp đồng quản lý vận hành
Quản lý thu chi quỹ Bảo trì
Quản lý thu chi khác

HOẠT ĐỘNG CỘNG ĐỒNG

Quản ý hình ảnh tòa nhà, ngoại cảnh, khu công cộng, Sảnh Lễ tân, Phòng SHCĐ
Quản lý các sự kiện sinh hoạt cộng đồng
Quản lý, xử lý khủng hoảng truyền thông
Quản lý tiện ích chung khu công cộng

QUẢN LÝ BẢO HIỂM

Bảo hiểm cháy nổ bắt buộc
Bảo hiểm trách nhiệm công cộng
Bảo hiểm tài sản
Quản lý bảo hiểm

PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG

Hướng dẫn khai thác tòa nhà
Sổ tay cư dân tòa nhà
Hướng dẫn quản lý giao tiếp, xử lý tình huống không mong muốn
Hướng dẫn quản lý căn hộ
Hướng dẫn quản lý dịch vụ gia tăng trong căn hộ

PHÒNG NGỪA RỦI RO

Hướng dẫn phòng ngừa rủi ro trong căn hộ, khu công cộng.
Hướng dẫn trường hợp khẩn cấp
Hướng dẫn kiểm tra phòng ngừa rủi ro tòa nhà.

QUẢN LÝ SẢNH

Quản lý người Ra/vào
Quản lý sảnh
Tìm, xử lý đồ thất lạc
Sổ tay quản lý sảnh

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Sổ tay nhân viên
Hướng dẫn quản lý nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự
Chính sách nhân sự
Hướng dẫn tiêu chuẩn đồng phục
Hướng dẫn quản lý đồng phục
Hướng dẫn quản lý nhà thầu phụ

KẾ TOÁN, HÀNH CHÍNH

Hướng dẫn quản lý hồ sơ tài liệu
Hướng dẫn quản lý vật tư, thiết bị
Hướng dẫn quản lý mua sắm vật tư, công cụ, dụng cụ.
Hướng dẫn quy trình quản lý và thu phí

QUẢN LÝ THI CÔNG NỘI THẤT

Hướng dẫn đăng ký thi công nội thất.
Hướng dẫn thi công nội thất.
Nội quy nhà thầu thi công nội thất.
Hồ sơ đăng ký thi công nội thất
Bộ biểu mẫu đăng ký thi công nội thất

QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

Hướng dẫn quản lý nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng
Hướng dẫn, quy trình quản lý các nhà cung cấp dịch vụ

QUẢN LÝ KHU THƯƠNG MẠI

Quan lý hợp đồng thuê
Quản lý tài sản
Quản lý khách thuê
Nội quy, quy chế quản lý khách thuê
Nội quy trang trí nội thất đối với khách thuê.
Khai thác vận hành
Quản lý phòng ngừa rủi ro khách thuê

QUẢN LÝ NHÀ THẦU AN NINH

Lưu đồ giao ca An ninh
Quản lý hồ sơ nhân sự nhà thầu
Hướng dẫn quản lý nhân sự nhà thầu.
Hợp đồng, Phương án An ninh
Chính sách chung về An ninh
Hướng dẫn nhân viên giao tiếp
Hướng dẫn phòng ngừa rủi ro, kiểm soát luồng người ra vào tòa nhà
Hướng dân nhân viên tác nghiệp tại các vị trí
Hướng dẫn kiểm soát tài sản, thiết bị tòa nhà.
Hướng dẫn kiểm soát phuong tiện ra vào tòa nhà.
Quy trình tuần tra
Quy trình xử lý tình huống và những hành vi không mong muốn
Quy trình kiểm soát nhà thầu

QUẢN LÝ NHÀ THẦU LÀM SẠCH

Quản lý hợp đồng, phương án làm sạch
Quản lý hồ sơ Nhân sự nhà thầu
Nội quy, quy định về làm sạch
Bộ quy trình làm sạch: Hành lang, Thang máy, Nhà rác, Phòng WC, Kính, Thiết bị trên cao, Thang bộ, Tầng hầm...
Phương án làm sạch
Kế hoạch làm sạch
From biểu mẫu, check List làm sạch